Ada kalanya kita membuat dokumen yang banyak namun tidak berbeda jauh, hanya sedikit saja perbedaannya. Sebagai contoh, saat kita membuat Surat Undangan, dari 100 surat undangan yang dibuat, yang berbeda dari masing-masingnya adalah sebut saja Nama dan Alamat. Alih-alih membuatnya satu-satu, kita bisa membuatnya satu saja, dan kita hanya memerlukan daftar Nama dan Alamat saja. Bagaimana caranya?

Pertama-tama, buatlah surat undangan di Microsoft Word seperti biasa, satu saja, dengan mengosongkan Nama dan Alamat-nya. Misalnya:

Simpan dokumen ini dan simpan.

Setelah selesai, buka Microsoft Excel dan buat dokumen baru yang berisi Nama dan Alamat untuk surat undangan yang sedang kita buat. Misalnya:

Pada contoh di atas, kolom pertama berisi Nama, kolom kedua berisi Alamat. Simpan file Excel ini dan letakkan di folder yang sama dengan file Word surat undangan tadi. Setelah selesai, tutup lembar kerja Excel.

Kembali ke dokumen Microsoft Word surat undangan.

Buka menu Mailings. Klik Select Recipients dan pilih Use an Existing List dan cari file Exel berisi Nama dan Alamat yang kita buat tadi. Pilih sheet yang berisi data tadi.

Letakkan kursor di tempat kosong di mana seharusnya Nama berada. Klik Insert Merge Field dan pilih nama (sesuai dengan nama kolom yang kita ketikkan di file Excel). Maka tampilannya akan begini:

Di tempat kosong tadi muncul tulisan <<nama>>. Berarti kita telah menambahkan daftar Nama pada Mailing Merge.

Sekarang kita akan menambahkan alamat.

Letakkan kursor di tempat seharusnya alamat berada, yaitu di bawah tulisan <<nama>>.

Klik Insert Merge Field dan pilih alamat (sesuai dengan nama kolom yang kita ketikkan di file Excel). Maka tampilannya akan begini:

Sekarang ada dua Merge Field. Satu berisi nama, satu berisi alamat.

Untuk melihat hasilnya, klik ikon Preview Results, maka akan tampak tampilan surat undangan yang kita buat.

Kita lihat, di sana tertera salah satu nama dan alamat yang kita ketik di file Excel tadi. Bagaimana dengan nama lainnya? Klik tanda panah kanan/kiri di samping ikon Preview Results untuk melihatnya.

Nah, selesai!

Jika ingin menambah atau mengubah data, buka file Excel tadi dan ubah/tambah di sana. Perlu diperhatikan, data Excel tidak bisa diubah jika file Word masih terbuka. Jadi jika ingin mengubahnya, tutup file Word terlebih dahulu.

Tentu saja Mailing Merge ini tidak hanya bisa digunakan untuk membuat surat undangan, tapi apa saja!