Mailing Merge pada Excel

Tidak seperti Microsoft Word yang memiliki fitur Mailing Merge sehingga kita bisa membuat banyak dokumen sekaligus, Microsoft Excel tidak memiliki fitur ini. Namun kita bisa memanfaatkan fitur dan fungsi yang ada menjadi semacam Mailing Merge pada Word. Dan kelebihan Mailing Merge pada Excel justru tidak memerlukan data dari file lain, cukup satu file itu saja. Bagaimanakah cara membuatnya?

Membuat Lembar Kerja Utama

Pertama kali kita akan membuat lembar kerja utama terlebih dahulu. Sebagaimana tujuan dari Mailing Merge, kita hanya perlu membuat satu lembar kerja saja untuk menghasilkan banyak lembar kerja. Sebagai contoh, di sini kita akan membuat lembar kerja berupa hasil nilai dari sepuluh orang siswa, yang tentu saja kita hanya perlu membuat satu saja lembar kerjanya.

Buat format hasil nilai pada sheet pertama, yang akan menampilkan nilai tiap siswa. Misalnya sebagai berikut:

Untuk mempermudah latihan, namakan sheet ini “hasil”.

Membuat Sheet Data

Setelah format hasil nilai selesai, buat sheet baru untuk meletakkan data nilai. Misalnya sebagai berikut:

Namakan sheet tersebut “data”.

Setelah kedua sheet jadi, selanjutnya adalah kita akan ‘memanggil’ data pada sheet “data” ke sheet “hasil”.

Memanggil Data dari Sheet data ke Sheet hasil

Kembali pada sheet hasil.

Pada sheet hasil, yang akan kita isi datanya adalah Nama, NIS, dan nilai dari setiap mata pelajaran. Yang akan kita lakukan adalah memanggil data dari sheet “data” menggunakan fungsi VLOOKUP. Untuk itu, kita harus menentukan cell sebagai lookup_value. Misalnya di sini kita memilih cell G7 sebagai lookup_value.

Pada cell G7 ini nantinya kita akan mengisinya dengan angka yang kita inginkan, sesuai dengan data siapa yang akan ditampilkan.

Setelah cell lookup_value kita tentukan, maka kita bisa memanggil data dari sheet data ke sheet hasil.

Pertama kita akan memanggil nama pada kotak nama, yaitu cell D4. Buat fungsi VLOOKUP pada cell ini dengan rumus =VLOOKUP(G7;data!A2:M11;2;FALSE).

Keterangan:

G7 adalah cell look_up value

data!A2:M11 adalah range dari data yang kita panggil, yang artinya berada pada sheet data.

Angka 2 adalah nomor dari kolom pada range tersebut, yang di sini berarti 2 adalah kolom B, 3 adalah kolom C, 4 adalah kolom D, dan seterusnya.

Setelah kotak nama selesai, lakukan hal ini pada data berikitnya, yaitu kotak NIS pada cell D5. Buat fungsi VLOOKUP pada cell ini dengan rumus =VLOOKUP(G7;data!A2:M11;3;FALSE).

Keterangannya sama dengan pada kotak nama, yang berbeda hanyalah angka 3. Angka 3 menunjukkan nomor kolom untuk NIS, yaitu kolom C atau kolom ke-3.

Selanjutnya buat fungsi VLOOKUP pada setiap kotak/cell nilai untuk masing-masing mata pelajaran.

Pada kotak mata pelajaran Pendidikan Agama, buat fungsi VLOOKUP dengan rumus =VLOOKUP(G7;data!A2:M11;3;FALSE).

Pada kotak mata pelajaran PPKn, buat fungsi VLOOKUP dengan rumus =VLOOKUP(G7;data!A2:M11;4;FALSE).

Pada kotak mata pelajaran Bahasa Indonesia, buat fungsi VLOOKUP dengan rumus =VLOOKUP(G7;data!A2:M11;5;FALSE).

Dan seterusnya.

Setelah selesai membuat fungsi VLOOKUP, selanjutnya kita akan mencoba memasukkan angka pada cell vlookup_value, yaitu cell G7. Angka yang akan kita masukkan adalah angka yang ada pada kolom 1 (kolom A) di sheet data. Misalnya kita masukkan angka 1, maka hasil yang tampak adalah:

Dan jika kita ganti dengan angka 2, hasil yang tampak adalah:

Begitu juga jika kita ganti dengan angka-angka yang lain, hasilnya akan menampilkan data dari masing-masing siswa.

Selesai? Belum.

Mengganti angka di cell vlookup_value (G7) secara manual tentu saja merepotkan. Untuk itu kita bisa membuatkannya tombol  <<previous dan next>> seperti pada menu Mailing Merge di Microsoft Word. Bagaimana caranya?

Membuat Tombol <<Previous dan Next>>

Untuk membuat tombol ini, pertama yang harus kita lakukan adalah mengaktifkan menu Developer. Apa itu? Langsung saja kita lihat.

Buka menu File, lalu pilih Options.

Pada jendela yang muncul, pada bagian kiri klik tab Customize Ribbon. Pada bagian kanan, cari Developer dan beri tanda ceklis. Setelah itu klik OK.

Periksa pada bagian menu Microsoft Excel kita. Jika berhasil, akan muncul menu baru yang sebelumnya tak terlihat, yaitu menu Developer.

Sekarang saatnya kita membuat tombol <<previous dan next>>.

Pada menu Developer, klik Insert. Pada ikon-ikon pilihan yang muncul, pilih Spin Button (Form Control) yang tampilannya berupa tanda panah ke atas dan ke bawah.

Buat Spin Button tersebut dengan cara klik dan drag pada lembar kerja. Sebaiknya letakkan di dekat cell vlookup_value.

Selanjutnya klik kanan pada Spin Button tersebut dan pilih Format Control.

Akan muncul jendela Format Control.

Pada jendela Format Control ini kita bisa menghubungkan angka yang tertera di cell vlookup_value dengan Spin Button. Caranya adalah dengan meletakkan kursor pada kotak Cell link, kemudian klik pada pada cell vlookup_value (pada contoh yang kita kerjakan adalah cell G7). Setelah selesai, klik OK.

Nah, tombol <<previous dan next>> sudah bisa kita gunakan. Klik panah ke atas atau ke bawah, dengan begitu angka pada cell vlookup_value akan berubah naik atau turun.

Untuk menyempurnakan tombol ini kita bisa menentukan nilai terkecil (minimun value) dan terbesar (maximum value) dari angka yang kita mau melalui jendela Format Control. Misal pada contoh yang kita buat, minimum value adalah 1 dan maximum value adalah 10. Dengan begitu, ketika vlookup_value sudah di angka 10, tidak akan bisa naik ke angka 11, dan ketika sudah di angka 1, tidak akan bisa turun ke angka 0.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Live Chat

Join the Live Chat